Si vous avez l’impression de ne pas avoir de temps et, en particulier, de toujours courir après ce qui est urgent, je vous conseille vivement la lecture de cet article. Bien gérer son temps suppose tout d’abord de bien faire la distinction entre ce qui est important et ce qui ne l’est pas et entre ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas.
L’urgent n’est souvent pas important
L’urgent qualifie ce qui ne peut attendre, ce qui requiert une action immédiate de notre part. Mais, parmi les actions que nous qualifions d' »urgentes », très peu sont urgentes en soi. Certains événements, comme les accidents, exigent, pour être bien gérés, une réaction immédiate de notre part. Et, il existe des métiers dont la vocation est de travailler dans l’urgence, ou plutôt avec l’urgence (comme les pompiers ou les médecins du SAMU). Mais, la plupart de nos tâches « urgentes » le deviennent, parce que nous avons trop attendu pour les faire. En effet, nous pensons que, si ce n’est pas urgent, c’est que nous avons tout notre temps ! Mais, le temps passe et la date butoir finit par arriver.
Alors, il devient important de réaliser ce qui est urgent, mais seulement pour ne pas avoir à subir les conséquences négatives qui seraient engendrées par notre inaction. Or, ce qui est important, vraiment important, résulte non pas des circonstances, mais de nos propres choix. Est important ce qui a de la valeur pour nous ou pour quelqu’un à qui nous tenons. Est important ce qui nous épanouit ou ce qui nous permet d’atteindre quelque chose qui est encore plus important.
Cependant, à trop nous occuper de ce qui est simplement urgent, nous finissons par laisser l’important lui-même devenir urgent. Nous en sommes réduits à bâcler sa réalisation et à ne plus l’apprécier à sa juste valeur.
Réduire la part de l’urgent, grâce à la matrice d’Einsenhower
Ce procédé (dont l’inventeur serait le général Einsenhower) distingue l’urgent du non-urgent, ainsi que l’important du non-important, et les combine deux à deux. Ce qui donne la matrice suivante :
| NON IMPORTANT | IMPORTANT | |
| NON URGENT | ||
| URGENT |
Je vous laisse remplir vous-même les quatre cases. Réfléchissez à ce que vous avez à faire d’urgent (pour demain par exemple), mais qui n’est pas important pour vous. Avez-vous aussi des choses urgentes, mais importantes à faire ? Pensez aussi à des tâches non urgentes et non importantes, que vous pourriez accomplir maintenant, pour vous alléger l’esprit. De même, avez-vous des projets importants, mais non urgents, dont vous pourriez avancer la réalisation ?
Quand nous passons trop de temps à faire ce qui n’est pas important, nous ressentons des états internes négatifs
| NON IMPORTANT | IMPORTANT | |
| NON URGENT | peu de motivation, tendance à remettre à plus tard, à différer sans cesse : « il faudrait que je m’y mette ». Le NINU finit par devenir NIU. | envie de le faire, mais priorité donnée à l’urgent. Frustration de manquer de temps pour faire ce qui est essentiel pour nous. L’INU finit par devenir IU. |
| URGENT | stress, impression de perdre son temps. Insatisfaction profonde de ne pas faire ce qui est important pour nous. Seule motivation : éviter les ennuis. | stress, précipitation, peur ne pas avoir fini à temps. Insatisfaction d’avoir bâclé quelque chose d’important. |
Quand nous passons beaucoup de temps sur l’important, non urgent, nous nous connectons à nos états internes positifs
| NON IMPORTANT | IMPORTANT | |
| NON URGENT | Satisfaction de s’en être débarrassé, avant que cela devienne vraiment urgent ou de l’oublier. |
Satisfaction d’avoir le temps d’organiser, de préparer, de réaliser des projets en accord avec nos valeurs. Possibilité de rêver, d’imaginer, mais aussi de modifier, de perfectionner. Avoir le temps aussi de nous informer. Activités régulières (sportives, artistiques) épanouissantes et équilibrantes. |
| URGENT | L’éliminer, à l’aide d’un protocole défini. | L’éliminer, à l’aide d’un protocole défini. |
Les deux grands principes
Au vu de ces deux tableaux, nous pouvons conclure qu’il faut :
1) Eliminer le plus possible l’urgent non important et l’urgent important;
2) Passer le plus de temps possible dans l’important non urgent;
6 conseils de base pour éliminer l’urgent
1) Ne pas reporter ce qui est non important non urgent, mais le faire sans délai ou le plus rapidement possible : vider sa boite mail tous les jours, répondre à ses mails, dès leur lecture, remplir le cahier de texte régulièrement.
2) Se fixer soi-même une date butoir. Par exemple : arrêter les devoirs une semaine avant l’arrêt des notes et même deux semaines, pour le troisième trimestre, afin de ne pas remplir les bulletins dans l’urgence !
3) Distinguer dans notre métier ce qui est important et ce qui ne l’est pas.
Non important : tâches administratives, remplir le cahier de texte.
Important : finir le programme, rendre rapidement les devoirs corrigés.
4) Distinguer le métier et la vie en dehors et accorder plus d’importance à ce qui est en dehors, pour ne pas être accaparé par le métier.
4) Se fixer une durée (réaliste), pour accomplir une tâche, et s’y tenir. Exemple : remplir le cahier de texte en 10 minutes.
5) Planifier, pour ne pas donner systématiquement la priorité à ce qui est urgent. Faire aussi ce qui ne l’est pas (ex : préparer un devoir pour dans 8 jours et sa correction), afin qu’il ne le devienne pas à son tour ! En règle générale, je vous conseille d’avoir toujours 8-10 jours d’avance, pour garder l’esprit serein et avoir suffisamment de latitude, pour gérer le « vrai » urgent, si besoin.
6) Planifier également dans la semaine, l’avancée de projets à plus long terme (donc de ce qui est du domaine de l’important non urgent) et considérer que ces plages de temps sont sacrées : vous ne pouvez pas les remettre à plus tard, pour cause d’une tâche urgente à faire !
