La rentrée se déroule cette semaine et je vous conseille de la mettre à profit, pour planifier l’année. En effet, de nombreuses tâches sont déjà prévisibles, car elles se répètent chaque année. Cependant, comme nous les effectuons pour la plupart qu’une seule fois, nous avons tendance à en oublier certaines ou à ne pas nous rappeler exactement le protocole à suivre pour les réaliser. Pour pallier à ces inconvénients, le plus simple est de se constituer un tableau récapitulatif des tâches à faire et de rédiger des protocoles, pour ne pas perdre de temps à les retrouver, au moment où l’on en a besoin.
Si vous avez tendance à vous sentir très vite débordé par votre travail ou si c’est votre première année d’enseignement, alors je pense que cet article vous sera utile.
1) Votre planning général
Son premier principe : un rappel anticipé des tâches à venir
Ce planning, sous forme de tableau, contient, mois par mois, les tâches prévisibles à effectuer. Le lire, en début d’année, vous permet de vous « rafraîchir » la mémoire, après la coupure des vacances. Il est également utile de le relire au fur et à mesure de l’année, pour avoir à l’esprit ce que vous devrez faire et éviter ainsi de vous le rappeler, en catastrophe au dernier moment.
Je vous présente en fichier PDF, un modèle de tableau vide, pour organiser votre année. Vous pourrez l’imprimer et le remplir.
Je vous donne également en fichier PDF, le tableau que j’utilise, à titre d’exemple.
Son deuxième principe : vous permettre de planifier à l’avance
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Ce tableau vous permet aussi de planifier le maximum de tâches, de telle sorte à vous avancer le plus possible dans votre travail, au lieu de le faire au fur et à mesure ou à la dernière minute. C’est un bon moyen, avec d’autres, pour lutter contre la procrastination.
Par exemple :
– soit vous planifiez les devoirs au fur et à mesure, soit vous les planifiez en début de chaque trimestre et même en début d’année. Je trouve le deuxième procédé beaucoup plus efficace, puisqu’il vous évite de revenir plusieurs fois, sur la même tâche. Bien entendu, planifier à long terme suppose aussi d’accepter une certaine flexibilité : un « aléa » pouvant toujours venir contrecarrer vos plans initiaux.
– soit vous rentrez vos notes dans le logiciel de notes, à chaque devoir, soit vous rentrez toutes les notes à la fin du trimestre. Sachant que vous devez aussi mettre les appréciations, il me semble plus judicieux de rentrer les notes au fur et à mesure, afin d’avoir déjà une grande partie du travail de fait.
– soit vous calculez la moyenne générale des trois trimestres, pour le livret scolaire, d’un seul tenant, sur un tableur, soit vous rentrez les données à chaque trimestre, afin de vous constituer au fur et à mesure votre tableau complet.
2) La rédaction de vos protocoles
Certaines tâches – notamment informatiques – demandent de suivre un protocole. Or, il nous arrive souvent de les oublier d’une année sur l’autre et de perdre du temps à les retrouver. C’est pourquoi, je vous conseille de les noter quelque part. Ces quelques minutes de « perdues » maintenant, vous ferons gagner un temps précieux, plus tard.
Ainsi, pour prendre un exemple personnel, j’ai élaboré un programme informatique, qui me permet d’imprimer un cahier de colle – avec le nom des étudiants et leur date de passage – , sur l’année complète. Ce procédé m’évite d’avoir à noter ces informations sur un cahier de colle classique, à chaque colle. Il me fait gagner du temps et de l’énergie, même si j’ai dû passer tout un week-end à élaborer l’algorithme et à le transcrire ensuite dans un langage de programmation. Tout ce que j’ai à faire, à chaque rentrée, est de rentrer les noms des nouveaux étudiants et leur date de passage, dans le programme, et de le laisser imprimer le cahier !
Cependant, au moment de faire ce travail, j’oubliais, dans quel dossier de l’ordinateur j’avais rangé les fichiers ou comment faire tourner le programme, pour qu’il m’imprime mon cahier ! Bref, je reperdais bêtement le temps que j’avais gagné. C’est pourquoi, j’ai fini par rédiger un protocole et il me suffit maintenant de suivre les tâches qui y sont inscrites : « aller dans tel fichier, qui est contenu dans tel dossier…etc. ». Ce sont des informations sans réelle importance et il est inutile de surcharger la mémoire avec.
3) Le croisement du planning et des protocoles
Dans l’anticipation des tâches, vous gagnerez beaucoup de temps à vous inspirer de ce que vous avez fait les années précédentes. Ainsi, pour planifier les devoirs de l’année qui vient, autant vous baser sur de ce que vous avez fait les années précédentes, au lieu de tout rebâtir. Bien sûr, il vous faudra réajuster, en fonction des particularités de l’année en cours, comme les dates de vacances, par exemple.
4) Distinguez bien entre les dates flexibles et les dates non négociables
Certaines tâches n’ont pas à être effectuées à une date précise : vous disposez d’un délai. Par exemple, remettre des exemplaires des listes d’oral à l’administration : cette tâche à effectuer n’en est pas à une semaine près. Par contre, pour d’autres tâches, le délai devra impérativement être respecté, notamment si l’impératif ne vient pas de l’administration. En effet, il est souvent plus difficile de respecter une contrainte que l’on se donne soi-même !
Par exemple, je me donne, comme date butoir du dernier devoir de l’année, deux semaines (et non une comme pour les deux premiers), avant la fin du troisième trimestre. Pourquoi ? Parce qu’au troisième trimestre, il faut remplir non seulement les bulletins, mais aussi les livrets scolaires. Ainsi, au lieu de corriger « à l’arraché » mes copies, comme le font de nombreux collègues, j’aborde la fin du trimestre en toute sérénité. Pour plus de détails, vous pouvez consulter mon article sur ma méthode pour préparer les devoirs, les corriger et éditer les notes.
Evidemment, le respect de cette date butoir est grandement facilitée par l’organisation à l’avance du planning des devoirs.
4) Anticipez, pour alléger les périodes chargées
Une bonne tactique consiste aussi à vous avancer dans votre travail, pour alléger les périodes chargées. Par exemple, je vous conseille dès maintenant de penser à la liste des ouvrages que vous commanderez pour le CDI, au lieu de vous y mettre au dernier moment. En effet, début septembre est plutôt une période calme (sans copies notamment) et vous serez bien content de ne pas avoir à penser à votre liste, à la mi-octobre, quand vous aurez plein d’autres choses à faire !
Conclusion
Je vous invite donc à imprimer le tableau vide – ou à vous en constituer un par vous-même- et à prendre le temps dès maintenant de le remplir. De même, réfléchissez à des protocoles que vous avez dû retrouver de mémoire. Prenez une feuille de papier et notez les, étape par étape.
Et surtout, passez à l’action, en faisant les tâches prévues !
Ma conviction est qu’un peu d’organisation supplémentaire peut nous faire gagner beaucoup de liberté. Et cette liberté ne consiste pas seulement à avoir plus de temps libre, mais aussi à être libéré d’une forme de stress, qui est engendré par l’impression de courir après notre travail. Planifier nous permet ainsi de ne pas nous laisser déborder par l’urgent et de disposer de temps, pour nous consacrer à ce qui est vraiment important pour nous.
